W pytaniu kluczowe jest sformułowanie "elektroniczną formę kopii zabezpieczającej". Oznacza ono kopię, która istnieje jako plik cyfrowy (zapis danych), a nie jako fizyczny nośnik analogowy lub papier.
Odpowiedź "skan" jest poprawna, ponieważ skan powstaje w procesie digitalizacji – jest to cyfrowe odwzorowanie obrazu (np. fotografii, odbitki, negatywu) zapisane w postaci elektronicznej. Taka kopia może pełnić funkcję zabezpieczającą: pozwala udostępniać treść bez częstego sięgania po oryginał i ogranicza ryzyko uszkodzeń.
Pozostałe propozycje nie spełniają warunku "elektronicznej formy":
- "negatyw" to materiał fotograficzny na kliszy (nośnik analogowy). Może być elementem dokumentacji fotograficznej, ale sam w sobie nie jest kopią elektroniczną.
- "mikrofilm" to analogowy nośnik służący do miniaturyzacji i zabezpieczania dokumentacji. Choć jest metodą archiwizacji, nie stanowi zapisu cyfrowego.
- "kserokopia" jest kopią papierową. Nawet jeśli wykonanie odbywa się urządzeniem elektrycznym, efektem jest dokument w formie fizycznej, a nie plik w archiwum elektronicznym.
W praktyce archiwalnej kopie cyfrowe (skany) bywają zapisywane w różnych formatach plików w zależności od celu (kopia wzorcowa, użytkowa), ale wspólną cechą jest to, że są cyfrowe. Dlatego spośród podanych odpowiedzi tylko "skan" jednoznacznie odpowiada definicji elektronicznej kopii zabezpieczającej.
