W postępowaniu administracyjnym istotne czynności procesowe dokonane w toku rozprawy powinny mieć urzędowe utrwalenie, aby możliwe było odtworzenie przebiegu czynności, weryfikacja prawidłowości postępowania i zachowanie przejrzystości akt sprawy. Przesłuchanie biegłego jest czynnością, która wpływa na ustalenia faktyczne (opinia i wyjaśnienia biegłego), dlatego właściwą formą utrwalenia jest protokół.
Odpowiedź "Protokołu." jest właściwa, ponieważ protokół służy do formalnego zapisu przebiegu czynności dokonywanych w ramach postępowania (w tym na rozprawie), w szczególności takich, które mają znaczenie dowodowe.
Pozostałe propozycje nie są adekwatne jako podstawowa forma utrwalenia przesłuchania biegłego na rozprawie:
- "Adnotacji." – adnotacja ma zwykle charakter krótkiej wzmianki w aktach (np. o dokonaniu czynności lub o stanie sprawy). Z reguły nie zastępuje pełnego zapisu przebiegu przesłuchania.
- "Oświadczenia." – oświadczenie jest treścią składana przez stronę/uczestnika, a nie dokumentem sporządzanym przez organ w celu odtworzenia przebiegu czynności rozprawy. Nawet jeśli biegły coś oświadcza, organ powinien to utrwalić w odpowiedniej formie urzędowej.
- "Notatki służbowej." – notatka służbowa bywa stosowana do wewnętrznego udokumentowania prostych ustaleń lub czynności organizacyjnych. Nie zapewnia standardu formalnego właściwego dla protokołowania rozprawy i czynności dowodowych o istotnym znaczeniu.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać prostą regułę: rozprawa i czynności o formalnym przebiegu → protokół, a dokumenty typu notatka/adnotacja pełnią rolę pomocniczą i nie zastępują protokołu, gdy przepisy wymagają formalnego utrwalenia czynności.
