W procedurach kontrolnych ważne jest, aby jednostka organizacyjna miała realny czas na przygotowanie się do czynności kontrolnych. Dlatego prawidłowy termin zawiadomienia jest określony jako wyprzedzający i liczony przed rozpoczęciem kontroli. Odpowiedź "Nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem kontroli." odzwierciedla wymóg zapewniający minimalne, a jednocześnie praktyczne wyprzedzenie informacyjne.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe? Terminy "Nie później niż 3 dni…", "Nie później niż 5 dni…" oraz "Nie później niż 1 dzień…" są krótsze i w praktyce mogłyby nie zapewniać czasu na:
- skompletowanie i uporządkowanie dokumentacji wymaganej do wglądu,
- zorganizowanie obecności osób merytorycznie odpowiedzialnych,
- przygotowanie miejsca pracy i warunków udostępniania materiałów,
- zaplanowanie pracy archiwum zakładowego/kancelarii tak, by obsługa kontroli nie sparaliżowała bieżących zadań.
W zadaniach egzaminacyjnych tego typu kluczowe jest zwrócenie uwagi na sformułowanie "ma obowiązek zawiadomić" oraz na zwrot "nie później niż", który oznacza graniczny, minimalny wymóg wyprzedzenia. W praktyce zawiadomienie może nastąpić wcześniej, ale nie może nastąpić później niż wskazany termin.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawia się kilka "realistycznych" liczb dni, warto odróżnić terminy typowe dla innych kontroli (często krótsze) od terminów związanych z przygotowaniem zasobu i udostępnianiem dokumentacji, które wymagają większej organizacji.
