System kancelaryjny bezdziennikowy opiera się na rejestrowaniu i prowadzeniu spraw, czyli uporządkowanych zestawów dokumentów dotyczących jednego zagadnienia, a nie na bieżącej, ciągłej rejestracji każdego wpływającego pisma w jednym "dzienniku". Dlatego poszczególne sprawy rejestruje się w spisie spraw – to tam sprawa zostaje formalnie założona, otrzymuje znak i można śledzić jej tok.
Odpowiedź "w spisie spraw." jest poprawna, ponieważ spis spraw jest narzędziem ewidencyjnym przypisanym do prowadzenia akt spraw w komórce organizacyjnej. Ułatwia to kontrolę terminów, kompletowanie dokumentów i późniejsze przekazanie akt do archiwizacji.
Pozostałe propozycje są typowymi "pułapkami" terminologicznymi:
- "w spisie pism." – koncentruje się na pismach (korespondencji), a pytanie dotyczy spraw; w systemie bezdziennikowym kluczowa jest ewidencja spraw, nie listy wszystkich pism.
- "w dzienniku podawczym." – dziennik kojarzy się z rejestracją wpływów/wyjść, ale w systemie bezdziennikowym nie jest on miejscem rejestracji poszczególnych spraw; takie skojarzenie wynika często z przenoszenia zasad z systemu dziennikowego.
- "w rejestrze pism wewnętrznych." – to ewidencja określonego rodzaju dokumentów (wewnętrznych), a nie uniwersalny rejestr spraw; wybór tej opcji bywa skutkiem utożsamiania "jakiejkolwiek ewidencji" z właściwym miejscem rejestracji spraw.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pada słowo sprawy, szukaj narzędzi służących do prowadzenia spraw (spis spraw, znak sprawy, teczka aktowa). Gdy mowa o pismach lub korespondencji, wtedy częściej pojawiają się rejestry korespondencji, dzienniki lub wykazy pism.
