W inwentarzu archiwalnym poszczególne części opisu pełnią różne funkcje informacyjne. Pytanie dotyczy tego, gdzie umieszcza się dane o aktotwórcy (twórcy dokumentacji), w szczególności: jakie wykonywał zadania oraz kiedy zakończył działalność. Są to informacje o kontekście powstania akt, czyli o podmiocie, który dokumentację wytworzył.
Poprawna odpowiedź: Dzieje twórcy zespołu. W tej części opisuje się twórcę: jego funkcje/kompetencje, zakres działania, zmiany organizacyjne oraz ramy czasowe funkcjonowania (w tym datę zaprzestania działalności). Takie dane pomagają zrozumieć, dlaczego akta powstały, jakich spraw dotyczyły i w jakich warunkach organizacyjnych były tworzone.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Zawartość zespołu – skupia się na tym, co jest w zespole (rodzaje dokumentacji, serie, tematyka), a nie na historii i zadaniach instytucji/osoby tworzącej akta.
- Dzieje zespołu – opisują losy samego zespołu archiwalnego (np. dzieje narastania, przemieszczenia, przejęcia, brakowania, zmiany przynależności), czyli to, co działo się z aktami jako całością, a nie historię aktotwórcy.
- Charakterystyka archiwalna zespołu – dotyczy cech archiwalnych zespołu (np. stan zachowania, kompletność, układ, objętość, sposób uporządkowania), a więc właściwości materiałów archiwalnych, nie opisu działalności twórcy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się słowa typu "zadania", "kompetencje", "funkcje", "czas działania" – zwykle odnoszą się do twórcy (kontekst instytucjonalny), natomiast "zawartość" dotyczy tego, jakie akta wchodzą w skład zespołu.
