Kategoria archiwalna BE10 odnosi się do dokumentacji niearchiwalnej, którą należy przechowywać przez określony czas, a po jego upływie nie można jej automatycznie zniszczyć – wymaga oceny wartości (ekspertyzy) w celu ustalenia dalszego postępowania.
Kluczowe jest poprawne liczenie okresu "10 lat". W praktyce archiwalnej okresy przechowywania często liczy się w pełnych latach kalendarzowych, przyjmując jako początek bieg od roku następującego po roku wytworzenia/sprawy. Dlatego dokumentacja wytworzona w 2010 r. ma "pierwszy" pełny rok liczenia od 2011 r.
Jeżeli liczymy 10 pełnych lat: 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 – to dziesiąty rok kończy się wraz z końcem 2020 r. Dopiero po upływie tych 10 lat wykonuje się czynność oceny/ekspertyzy, co w kalendarzu wypada w 2021 r.
Dlaczego pozostałe lata są błędne?
- 2020 wynika z intuicyjnego dodania 10 do 2010, ale pomija zasadę liczenia pełnych lat od kolejnego roku.
- 2019 skraca wymagany okres przechowywania, więc nie spełnia warunku "BE10".
- 2022 niepotrzebnie wydłuża okres ponad 10 lat; byłoby to uzasadnione tylko wtedy, gdyby przyjęto inną regułę liczenia lub inny symbol kategorii.
Na egzaminie zwracaj uwagę, czy pytanie dotyczy roku upływu okresu, czy roku wykonania czynności po upływie okresu – to częsta pułapka w zadaniach z kwalifikacji archiwalnej.
