W inwentarzu książkowym rozdziały wstępne mają różne funkcje: jedne opisują kontekst powstania i obiegu dokumentacji, inne przedstawiają zawartość i strukturę, a jeszcze inne podają cechy archiwalne zespołu (np. stan zachowania, sposób uporządkowania, zasady układu). Informacja o losach akt dotyczy tego, co działo się z dokumentacją jako całością: gdzie była przechowywana, czy była przekazywana między instytucjami, czy uległa rozproszeniu, selekcji, zniszczeniu, scaleniu lub podziałowi, a także jakie zdarzenia mogły wpłynąć na jej kompletność.
Takie dane umieszcza się w rozdziale "Dzieje zespołu", ponieważ opisuje on historię zespołu archiwalnego i jego narastanie oraz późniejsze przekształcenia. To właśnie tam uzasadnia się, dlaczego zespół wygląda dziś tak, a nie inaczej (np. braki, dopływy, zmiany przynależności, przejęcia akt z innych komórek).
Odpowiedź "Zawartość zespołu" jest nieprawidłowa, bo ten rozdział koncentruje się na tym, co znajduje się w zespole (rodzaje dokumentacji, serie, tematyka, chronologia), a nie na historii przemieszczania się i przekształceń zasobu. Z kolei "Dzieje ustrojowe twórcy zespołu" dotyczą zmian organizacyjnych i kompetencyjnych instytucji wytwarzającej akta; mogą wyjaśniać, dlaczego powstawały określone dokumenty, ale nie zastępują opisu tego, co stało się z aktami po ich wytworzeniu. Odpowiedź "Charakterystyka archiwalna zespołu" odnosi się do opisu archiwalnego (np. stopień uporządkowania, zasady systematyki, stan zachowania, języki, nośniki), więc nie jest właściwym miejscem na narrację o losach akt.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie o historii zespołu jako zasobu (losy, przekazy, rozproszenie, ubytki), wybieraj rozdział opisujący dzieje zespołu. Gdy mowa o tym, co jest w środku (serie, typy dokumentów), właściwsza jest zawartość zespołu.
