W archiwistyce różne pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą wyglądać podobnie, dlatego kluczowe jest zrozumienie funkcji i formy danego narzędzia.
"inwentarz książkowy." jest poprawny, gdy przedstawiony fragment ma charakter zapisu prowadzonego w układzie księgi (ciągły, "stronicowany" rejestr wpisów). Taki inwentarz służy do ewidencjonowania jednostek archiwalnych w obrębie zespołu/zbioru i zwykle ma stały układ pól opisu (np. sygnatura, tytuł, daty skrajne, uwagi), prowadzony w formie księgi.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują do "fragmentu formularza" tego typu?
- "inwentarz kartkowy." odnosi się do ewidencji prowadzonej na odrębnych kartach/kartach katalogowych. Logika narzędzia jest inna: każda karta opisuje pojedynczą jednostkę, a porządkowanie może wynikać z układu kartoteki. Jeśli fragment wygląda jak część księgi/rejestru, nie jest to forma kartkowa.
- "skorowidz archiwalny." to indeks/wykaz haseł (najczęściej alfabetyczny), który odsyła do opisów lub sygnatur. Skorowidz nie jest zasadniczym formularzem ewidencji jednostek w układzie księgi, tylko narzędziem wyszukiwawczym.
- "przewodnik archiwalny." ma charakter informacyjny: opisuje archiwum lub zasób (zespoły, serie, charakter materiałów), pomaga w orientacji. Zazwyczaj nie przyjmuje postaci pojedynczego formularza ewidencyjnego dla jednostek, tylko opracowania opisowego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz ustandaryzowany układ pól opisu powtarzany w kolejnych wierszach/rekordach w formie "księgi", myśl o inwentarzu książkowym; gdy widzisz hasła i odesłania – o skorowidzu; gdy opis zasobu i struktury archiwum – o przewodniku.
