Kategoria B10 oznacza dokumentację niearchiwalną, która nie stanowi materiałów archiwalnych, ale musi być przechowywana przez 10 lat (liczonych zgodnie z zasadami przyjętymi w danej klasyfikacji i instrukcji). Kluczowe w pytaniu jest zastrzeżenie: okres przechowywania jeszcze nie minął. To wyklucza działania, które prowadziłyby do zniszczenia akt.
W sytuacji likwidacji instytucji dokumentacja nie może pozostać "bez opieki" ani zostać zniszczona tylko dlatego, że kończy działalność podmiot, który ją wytworzył. Należy więc zapewnić ciągłość przechowywania do czasu, gdy upłynie wymagany okres retencji. W praktyce realizuje się to m.in. przez zorganizowanie przechowywania przez inny podmiot lub zawarcie umowy na odpłatne przechowywanie, tak aby dokumentacja była dostępna na potrzeby kontroli, rozliczeń, postępowań lub roszczeń.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "Przeprowadzić skontrum dokumentacji" – skontrum to czynność kontrolna polegająca na porównaniu stanu faktycznego dokumentacji ze stanem ewidencyjnym. Może być przydatne organizacyjnie, ale nie rozwiązuje problemu podstawowego: gdzie i jak przechowywać akta po likwidacji jednostki.
- "Przeprowadzić dokładny proces brakowania" – brakowanie dotyczy wycofania i zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, co jest dopuszczalne zasadniczo dopiero wtedy, gdy upłynął wymagany okres przechowywania i spełniono formalne warunki tej czynności. Skoro okres jeszcze nie minął, brakowanie nie jest właściwym krokiem.
- "Wykonać ekspertyzę archiwalną" – ekspertyza służy ocenie wartości archiwalnej i kwalifikacji (np. wątpliwości co do kategorii lub wyodrębnienia materiałów archiwalnych). W pytaniu kategoria jest już wskazana (B10), a problem dotyczy zapewnienia dalszego przechowywania, nie zmiany kwalifikacji.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw sprawdź, czy w treści jest warunek czasowy (np. "okres nie minął"). Jeśli tak, odrzuć odpowiedzi sugerujące zniszczenie lub zakończenie cyklu życia dokumentacji i wybierz tę, która zapewnia jej bezpieczne przechowywanie do końca retencji.
