W poprawnie sporządzonym piśmie urzędowym elementy formalne muszą pozwalać na jednoznaczną identyfikację stron korespondencji i na doręczenie dokumentu. W przedstawionym piśmie nagłówek zawiera pełne dane nadawcy (nazwa oraz adres), a w prawym górnym rogu znajduje się miejscowość i data. Na końcu jest też podpis z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.
Problem dotyczy części przeznaczonej dla adresata. W bloku adresata podano imię i nazwisko oraz stanowisko/komórkę organizacyjną, ale brakuje adresu pocztowego (np. ulica, kod pocztowy, miejscowość). Samo wskazanie osoby i funkcji nie zastępuje adresu, ponieważ nie daje danych potrzebnych do zaadresowania koperty ani do rejestracji pełnych danych odbiorcy w obiegu dokumentów.
Dlatego poprawna jest odpowiedź "adresu odbiorcy."
- "daty sporządzenia pisma." jest nieprawidłowe, ponieważ data jest podana w prawym górnym rogu wraz z miejscowością.
- "adresu nadawcy." jest nieprawidłowe, bo nagłówek zawiera nazwę nadawcy oraz jego ulicę, kod i miejscowość.
- "imienia i nazwiska dyrektora." jest nieprawidłowe, ponieważ podpis zawiera imię i nazwisko osoby podpisującej (widnieje nazwisko i imię), a brak dotyczy danych adresowych adresata, nie danych osobowych podpisującego.
W praktyce administracyjnej brak adresu adresata to błąd formalny: utrudnia wysyłkę pocztą tradycyjną, obniża jakość dokumentacji i może powodować zwroty przesyłek lub problemy dowodowe w sprawie doręczenia.
