Inwentaryzacja polega na porównaniu stanu rzeczywistego (ustalonego w spisie z natury) ze stanem księgowym (wynikającym z ewidencji). Jeżeli te stany się różnią, powstają tzw. różnice inwentaryzacyjne, które następnie podlegają weryfikacji i udokumentowaniu w protokole.
Kluczowe jest rozróżnienie dwóch pojęć:
- Nadwyżka – gdy stan rzeczywisty jest większy niż stan w ewidencji (spis z natury > ewidencja księgowa).
- Niedobór – gdy stan rzeczywisty jest mniejszy niż stan w ewidencji (spis z natury < ewidencja księgowa).
W przedstawionym fragmencie zestawienia każda pozycja ma większą ilość w spisie z natury niż w ewidencji księgowej: kołonotatniki A4 (110 wobec 100), bloki makulaturowe (125 wobec 120) oraz pisaki (1010 wobec 1000). Ceny jednostkowe są zgodne, więc rozbieżność dotyczy wyłącznie ilości. Taki układ danych oznacza, że występują wyłącznie nadwyżki.
Dlatego odpowiedź "o powstałych nadwyżkach" jest poprawna. Odpowiedź "o powstałych niedoborach" jest błędna, bo niedobór wymaga sytuacji odwrotnej (stan rzeczywisty mniejszy od księgowego), której tu nie ma. Odpowiedź "o braku różnic inwentaryzacyjnych" nie pasuje, ponieważ w tabeli widać niezgodności ilości. Odpowiedź "o powstałych niedoborach i nadwyżkach" jest nieprawidłowa, bo w danych nie występuje ani jedna pozycja z niedoborem.
W praktyce magazynowej (np. przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej) taka analiza pomaga ustalić, czy rozbieżności wynikają z błędów ewidencji, niezaksięgowanych dostaw albo pomyłek w dokumentach rozchodowych.
