Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to formalny proces wydzielenia dokumentacji, której okres przechowywania upłynął i która utraciła znaczenie dla jednostki (w tym wartość dowodową), a następnie uzyskanie zgody na jej zniszczenie. W praktyce nie jest to "dowolne niszczenie akt", lecz czynność wykonywana pod nadzorem archiwalnym.
Warunki i tryb składania wniosków dotyczących brakowania reguluje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity: Dz.U. 2019 poz. 246). Zgodnie z kontekstem merytorycznym szczegółowe zasady wniosku i postępowania opisują § 9–12.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe? Rozporządzenie dotyczące obronności i bezpieczeństwa państwa ma zakres szczególny i nie stanowi ogólnej podstawy do brakowania w typowych jednostkach. Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej i archiwów zakładowych reguluje organizację kancelarii i archiwum zakładowego oraz narzędzia typu wykaz akt, ale nie jest właściwym aktem szczegółowo opisującym tryb wnioskowania o brakowanie. Rozporządzenie o dokumentach elektronicznych dotyczy sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, a nie procedury uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o brakowanie szukaj aktu, który w tytule wprost zawiera "brakowanie dokumentacji niearchiwalnej" i pamiętaj, że kierownik jednostki składa wniosek do właściwego archiwum państwowego wraz ze spisem dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, a archiwum może wydać zgodę, odmowę lub wyłączyć część akt z brakowania.
