Termin brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznacza uporządkowaną, udokumentowaną procedurę wycofania z zasobu jednostki tych akt, które nie stanowią materiałów archiwalnych i po określonym czasie nie są już potrzebne do bieżących zadań, kontroli ani celów dowodowych. Z tego powodu celem wystąpienia do archiwum państwowego jest uzyskanie zgody na zniszczenie takich dokumentów.
Odpowiedź "Aby uzyskać zgodę na zniszczenie dokumentów, które nie mają już wartości użytkowej." jest właściwa, bo wskazuje sedno brakowania: nie chodzi o zmianę miejsca przechowywania ani o przetworzenie dokumentów, tylko o zakończenie ich życia w obiegu i legalne usunięcie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Aby uzyskać zgodę na przekazanie dokumentów do innego archiwum." – przekazanie to inna czynność niż brakowanie; dotyczy zmiany dysponenta lub miejsca przechowywania, a nie eliminacji dokumentacji.
- "Aby uzyskać zgodę na digitalizację dokumentów." – digitalizacja jest formą kopiowania/utrwalania treści, a nie procedurą wycofania dokumentacji z zasobu i jej zniszczenia.
- "Aby uzyskać zgodę na przekazanie dokumentów do przechowywania w magazynie." – magazynowanie to etap przechowywania, nie końcowe postępowanie z dokumentacją. Brakowanie nie służy uzyskaniu zgody na dalsze składowanie.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać prostą regułę: brakowanie = eliminacja i zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej po spełnieniu warunków formalnych. Gdy w pytaniu pojawia się "zgoda na brakowanie", najczęściej chodzi o zgodę na zniszczenie, a nie o przekazywanie, digitalizację czy samo przechowywanie.
