W jednostkach organizacyjnych funkcjonuje kilka typów normatywów (instrukcji), które regulują różne etapy "życia" dokumentacji. Zadanie polega na rozpoznaniu, z którego rodzaju instrukcji pochodzi dany fragment – czyli na dopasowaniu treści do zakresu regulacji.
Instrukcja kancelaryjna obejmuje przede wszystkim bieżące czynności kancelaryjne wykonywane w komórkach organizacyjnych: przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek/akt, prowadzenie rejestrów, zasady dekretacji oraz ogólny obieg dokumentów w toku załatwiania spraw. Jeżeli fragment mówi o tym, jak postępować z pismem w trakcie jego obsługi (od wpływu do zakończenia sprawy), to wskazuje na instrukcję kancelaryjną.
Odpowiedź "Z instrukcji archiwalnej" bywa myląca, bo również dotyczy dokumentacji, ale jej zakres koncentruje się na archiwum zakładowym: porządkowaniu, ewidencjonowaniu w archiwum, przechowywaniu, brakowaniu oraz przekazywaniu materiałów archiwalnych. Gdy fragment opisuje czynności po zakończeniu sprawy (np. przekazywanie akt do archiwum zakładowego, zasady udostępniania w archiwum, brakowanie), wtedy bardziej pasuje instrukcja archiwalna, a nie kancelaryjna.
Odpowiedź "Z instrukcji obiegu dokumentacji księgowej" jest właściwa tylko wtedy, gdy fragment dotyczy ściśle finansowo-księgowych procedur (np. faktury, dowody księgowe, dekretacja księgowa, kontrola formalno-rachunkowa, ścieżka akceptacji wydatków). Taka instrukcja ma charakter wyspecjalizowany i zwykle nie opisuje ogólnych zasad prowadzenia spraw w całej jednostce.
Odpowiedź "Z instrukcji bezpieczeństwa i danych osobowych" pasuje do fragmentów o ochronie informacji: uprawnieniach dostępu, hasłach, incydentach bezpieczeństwa, zasadach przetwarzania danych, minimalizacji dostępu czy zabezpieczeniach organizacyjnych. Tego typu zapisy nie są rdzeniem instrukcji kancelaryjnej, choć mogą się z nią stykać w praktyce.
Wskazówka egzaminacyjna: w pierwszej kolejności ustal, czy fragment opisuje etap obsługi sprawy w kancelarii (wtedy instrukcja kancelaryjna), etap archiwum zakładowego (instrukcja archiwalna), procedury finansowe (instrukcja księgowa) czy ochronę informacji (instrukcja bezpieczeństwa/danych). Dopiero potem wybierz odpowiedź.
