W kancelarii/sekretariacie "system kancelaryjny" opisuje sposób ewidencjonowania i obiegu dokumentów. Jeżeli z instrukcji kancelaryjnej wynika, że korespondencję (zwłaszcza wpływy) wpisuje się do dziennika, nadaje się jej kolejny numer, odnotowuje datę i podstawowe dane nadawcy/odbiorcy, to wskazuje na system dziennikowy. Taki system ułatwia kontrolę, czy każda przesyłka została ujęta w ewidencji i jaką ma historię.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?
- "bezdziennikowy" – w tym podejściu rezygnuje się z rejestrowania całej korespondencji w dzienniku; nacisk jest przeniesiony na prowadzenie spraw (np. rejestry/spisy spraw) według przyjętej klasyfikacji. Jeśli instrukcja mówi o dzienniku korespondencyjnym jako podstawie rejestracji, to nie jest to bezdziennikowy.
- "mieszany" – oznacza współistnienie elementów dziennikowych i bezdziennikowych (np. część dokumentów rejestruje się w dzienniku, a część od razu w rejestrach/spisach spraw). Żeby uznać system za mieszany, w instrukcji musiałby być wyraźny podział zasad ewidencji, a nie jednoznaczne oparcie o dziennik.
- "komputerowy" – to określenie odnosi się raczej do narzędzia (programu, systemu informatycznego), a nie do klasycznej kategorii systemu kancelaryjnego. Rejestracja może być prowadzona w komputerze, ale nadal może mieć charakter dziennikowy albo bezdziennikowy.
Wskazówka egzaminacyjna: szukaj w opisie/fragmencie instrukcji słów i czynności typu: "wpisuje się do dziennika", "nadaje numer kolejny", "dziennik korespondencyjny". To są typowe sygnały systemu dziennikowego. Jeśli dominuje "spis spraw", "znak sprawy" i klasyfikacja rzeczowa, częściej będzie to system bezdziennikowy.
