W dokumentacji niearchiwalnej mogą znajdować się dane osobowe, w tym dane wrażliwe. W takim przypadku kluczowe jest zniszczenie nośnika w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji oraz zapewnienie, że do momentu zniszczenia dokumenty pozostają pod kontrolą jednostki.
Odpowiedź "Rozdrabnianie dokumentów." jest właściwa, ponieważ rozdrabnianie (niszczarka) to powszechnie stosowana i organizacyjnie wykonalna metoda niszczenia papieru. Dobrze przeprowadzony proces sprawia, że odzyskanie danych staje się nieopłacalne lub praktycznie niemożliwe, co odpowiada celowi ochrony danych.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe w realiach pracy archiwum zakładowego?
- "Wyrzucenie dokumentów do kosza na śmieci." nie jest niszczeniem danych, tylko ich porzuceniem. Dokument może zostać odczytany przez osoby nieuprawnione, a jednostka traci kontrolę nad informacją.
- "Spalenie dokumentów." może prowadzić do skutecznego zniszczenia, ale w praktyce wymaga nadzoru, odpowiedniego miejsca i procedur. Bez tych warunków trudno uznać je za "najbardziej odpowiednie" rozwiązanie w typowej organizacji, a dodatkowo może rodzić ryzyka BHP i środowiskowe.
- "Zostawienie dokumentów w publicznym miejscu." to bezpośrednie narażenie danych na ujawnienie; jest sprzeczne z zasadą poufności i z podstawowymi wymaganiami bezpieczeństwa informacji.
Wskazówka egzaminacyjna: przy pytaniach o dokumenty z danymi osobowymi wybieraj rozwiązanie, które utrzymuje kontrolę nad dokumentem oraz realnie uniemożliwia odczyt i rekonstrukcję treści.
