Jeżeli wniosek o udostępnienie akt zawiera błędy formalne (np. brak wymaganych danych, niejasne oznaczenie sprawy, brak podpisu, brak wskazania sposobu kontaktu), najwłaściwszym działaniem jest skontaktowanie się z wnioskodawcą w celu ich usunięcia. W praktyce chodzi o to, aby wniosek miał komplet informacji potrzebnych do bezpiecznej identyfikacji sprawy i osoby uprawnionej oraz do udokumentowania czynności udostępnienia.
Odpowiedź "Skontaktować się z wnioskodawcą w celu poprawienia błędów" jest poprawna, bo realizuje zasadę: najpierw umożliwić uzupełnienie braków, a dopiero gdy braki nie zostaną uzupełnione lub wniosek jest niedopuszczalny, rozważać odmowę lub zakończenie sprawy. Takie podejście ogranicza ryzyko pomyłek (np. udostępnienia niewłaściwych akt) i usprawnia obsługę interesanta.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe lub mniej właściwe?
- "Odrzucić wniosek bez podania powodu" – to działanie nie spełnia standardów rzetelnej obsługi i komunikacji; brak uzasadnienia utrudnia wnioskodawcy korektę i może generować skargi oraz niepotrzebną korespondencję.
- "Odrzucić wniosek i poinformować wnioskodawcę o błędach" – informowanie o błędach jest potrzebne, ale samo "odrzucenie" na etapie braków formalnych jest zbyt kategoryczne, jeśli wniosek da się szybko poprawić. Z perspektywy pracy archiwum lepsze jest wezwanie do poprawy/uzupełnienia niż kończenie sprawy.
- "Poprawić błędy samodzielnie i udostępnić akta" – pracownik nie powinien dopisywać lub zmieniać danych, które są oświadczeniem wnioskodawcy (np. dane identyfikacyjne, zakres żądania). To tworzy ryzyko błędnej interpretacji intencji, problemów dowodowych i naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w zadaniu pojawiają się "błędy/braki formalne", zwykle właściwy kierunek to kontakt/wezwanie do uzupełnienia, a nie natychmiastowa odmowa ani "naprawianie" wniosku za wnioskodawcę.
