W rozrachunkach z kontrahentami odsetki za opóźnienie mogą pojawić się w dwóch różnych momentach, które w księgowości należy odróżniać:
- naliczenie odsetek – ujęcie kwoty odsetek należnych z tytułu opóźnienia (zwykle na podstawie dokumentu obciążeniowego, np. noty odsetkowej),
- zapłata odsetek – faktyczny przepływ środków pieniężnych, potwierdzany dokumentem płatniczym (np. wyciągiem bankowym lub potwierdzeniem przelewu).
Jeżeli zamieszczony dowód księgowy wskazuje, że odsetki są naliczane z tytułu opóźnienia w zapłacie należności, to oznacza ujęcie roszczenia o odsetki (albo kosztu odsetkowego po stronie dłużnika) bez informacji o dokonaniu płatności. W takiej sytuacji odpowiedź mówiąca o naliczeniu odsetek za opóźnienie w zapłacie należności jest właściwa.
Odpowiedzi zawierające sformułowanie "zapłatę odsetek" są niezgodne z dokumentem naliczeniowym, ponieważ zapłata wymagałaby elementów typowych dla dokumentu bankowego (data operacji, rachunek, tytuł przelewu), a nie samego wyliczenia odsetek. Z kolei warianty różniące się stroną (Sklep Wielobranżowy MIX sp. z o.o. vs Hurtownia GRETA sp. z o.o.) są błędne, jeśli z treści dowodu wynika, kto występuje jako podmiot naliczający odsetki i kogo one dotyczą. Na egzaminie warto zawsze sprawdzić: nazwę wystawcy dokumentu, adresata/odbiorcę, opis zdarzenia oraz to, czy dokument "obciąża" czy "potwierdza zapłatę".
Wskazówka: gdy widzisz wyliczenie odsetek za dni opóźnienia i kwotę podstawy, najczęściej chodzi o naliczenie. Gdy widzisz numer rachunku i operację bankową – najczęściej chodzi o zapłatę.
