Pytanie sprawdza umiejętność rozpoznania rodzaju dokumentacji na podstawie wzoru formularza ewidencyjnego. W praktyce archiwalnej nie każdy rodzaj materiałów opisuje się w identyczny sposób: inne cechy są kluczowe przy rejestrowaniu materiałów mapowych, inne przy dokumentacji technicznej, a jeszcze inne przy aktach osobowych.
Odpowiedź "kartograficznej" jest właściwa wtedy, gdy zaprezentowany formularz służy do ewidencji materiałów kartograficznych (czyli takich, których istotą jest przedstawienie przestrzeni/terenu w formie mapy lub planu). Zwykle widać to po układzie formularza i typie informacji, które mają zostać wpisane.
Odpowiedź "technicznej" jest niepoprawna, gdy formularz nie jest ukierunkowany na opis dokumentacji technicznej (np. dokumentacji wytwórczej, projektowej lub eksploatacyjnej) i nie odpowiada typowym potrzebom rejestru takich akt. Podobnie "geodezyjnej" może być myląca, ponieważ geodezja bywa kojarzona z mapami, ale w ewidencji archiwalnej rozróżnia się przeznaczenie i typ materiału – nie każdy materiał mapowy jest traktowany jako dokumentacja geodezyjna.
Odpowiedź "osobowej" jest niepoprawna, ponieważ akta osobowe ewidencjonuje się w sposób dostosowany do danych o pracowniku i przebiegu zatrudnienia, a nie do materiałów mapowych. To częsta pułapka: akta osobowe są popularne w archiwach zakładowych, więc łatwo je wybrać "z rozpędu", zamiast odczytać funkcję formularza.
Wskazówka egzaminacyjna: przed wyborem odpowiedzi ustal, czy formularz dotyczy dokumentów opisujących osoby, rozwiązania techniczne czy materiały przestrzenne/mapowe. Dopiero potem dopasuj właściwą kategorię dokumentacji.
