Podstawą do sporządzenia zestawienia materiałów potrzebnych do zakupu i montażu jest dokument, który wskazuje zakres robót oraz ich ilości. Taką funkcję pełni przedmiar robót: porządkuje roboty w pozycjach i przypisuje im miary (np. metry, sztuki), co umożliwia przeliczenie zapotrzebowania materiałowego.
Harmonogram robót służy przede wszystkim do planowania kolejności i terminów wykonywania prac. Może pośrednio pomagać w logistyce dostaw (kiedy zamówić), ale sam z definicji nie jest dokumentem ilościowym, na którym opiera się kompletna lista materiałów.
Inwentaryzacja robót odnosi się do rozpoznania lub udokumentowania stanu istniejącego (co jest na obiekcie, jaki jest stan, jakie elementy występują). Taki dokument bywa przydatny przy remontach, jednak nie zastępuje przedmiaru, który opisuje ilości robót do wykonania w ramach planowanego zakresu.
Kosztorys uproszczony koncentruje się na wartości robót (wycenie), zwykle na poziomie pozycji i stawek, więc nie musi zawierać pełnego, szczegółowego zestawienia materiałów przeznaczonego do zakupów. W praktyce do zakupów kluczowe są ilości wynikające z przedmiaru (a następnie ewentualnie ich weryfikacja na budowie).
Na egzaminie warto zapamiętać: ilości i zakres → przedmiar; czas i kolejność → harmonogram; stan istniejący → inwentaryzacja; wartości/wycena → kosztorys.
