Przepis art. 168 Kodeksu pracy wskazuje, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy (tzw. urlop zaległy) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Kluczowe jest prawidłowe rozumienie sformułowania "udzielić urlopu … do dnia 30 września". W praktyce przyjmuje się, że chodzi o zapewnienie pracownikowi realnej możliwości rozpoczęcia urlopu zaległego najpóźniej 30 września.
Dlatego przy pytaniu o to, kiedy 10‑dniowy urlop zaległy powinien rozpocząć się najpóźniej, poprawną odpowiedzią jest "30 września". Przepisy nie wymagają, aby cały urlop zaległy został wykorzystany (zakończony) do 30 września. Jeżeli pierwszy dzień urlopu przypadnie 30 września, kolejne dni urlopu mogą wypaść już w październiku – i nadal będzie to realizacja obowiązku udzielenia urlopu w terminie.
Odpowiedzi typu "22 września", "23 września" lub "24 września" wynikają z typowego błędu: utożsamienia terminu 30 września z datą, do której urlop musi się zakończyć, i liczenia wstecz 10 dni roboczych. To nie ten mechanizm jest tu oceniany. Pytanie wprost dotyczy najpóźniejszej daty rozpoczęcia urlopu zaległego, a więc graniczną datą jest 30 września.
Dla praktyki kadrowej w administracji oznacza to, że planując zaległości urlopowe trzeba dopilnować, aby pracownik nie "wszedł" w urlop zaległy po 30 września, bo wtedy pracodawca narusza termin ustawowy. Jednocześnie długość urlopu (np. 10 dni) nie zmienia tej granicznej daty rozpoczęcia.
