KWALIFIKACJA EKA1 - STYCZEŃ 2021

JRWA to uporządkowany spis haseł i symboli, według których klasyfikuje się sprawy oraz dokumenty w urzędzie.

Dzięki temu każdy rodzaj sprawy (np. stypendia) dostaje określony symbol, co ułatwia znakowanie spraw, prowadzenie teczek i późniejsze wyszukiwanie akt.

Najpierw ustal temat sprawy (tu: przyznanie stypendium szkolnego), a potem odszukaj w JRWA hasło odpowiadające tej czynności.

Wybieraj możliwie najniższy, najbardziej szczegółowy poziom klasyfikacji, a nie symbol ogólny obejmujący wiele różnych spraw.

Symbol ogólny grupuje szeroką kategorię spraw i powoduje, że do jednej klasy trafiają dokumenty o różnej treści.

Skutkiem są trudności w odnajdywaniu akt, ryzyko błędów w prowadzeniu teczek oraz mniej czytelna dokumentacja. Dlatego stosuje się podklasy, gdy są dostępne.

Najczęściej myli się sąsiednie podklasy (różniące się jedną cyfrą) albo zatrzymuje na poziomie ogólnym zamiast zejść do podklasy.

Inny błąd to wybieranie numeru "na pamięć" bez sprawdzenia hasła rzeczowego w podanym wyciągu.

W praktyce ważne jest, jaki podmiot i jaka komórka organizacyjna prowadzą sprawę, ale sam dobór symbolu wynika głównie z treści merytorycznej sprawy oraz struktury JRWA.

Dlatego kluczowe jest dopasowanie do właściwego hasła, a nie sama nazwa stanowiska.

Takie numery oznaczają podklasy, czyli bardziej szczegółowe rozbicie większej kategorii. Stosuje się je, gdy JRWA przewiduje rozróżnienie różnych typów spraw w obrębie jednej klasy.

Wybór podklasy zwiększa porządek w aktach i ułatwia archiwizację.

Porównaj temat sprawy z brzmieniem hasła w JRWA i upewnij się, że pasuje zakresowo (nie jest ani zbyt ogólny, ani zbyt wąski).

Jeżeli w wykazie jest dokładnie wskazana podklasa dla danej czynności (np. przyznawanie świadczenia), wybiera się właśnie ją.

Wyciąg ma umożliwić rozwiązanie zadania przez odczytanie właściwego hasła i symbolu, a nie przez zgadywanie.

Na egzaminie oceniana jest umiejętność pracy z dokumentacją kancelaryjną: wyszukanie właściwego miejsca w wykazie i wybór właściwej podklasy.

Tak, symbole i układ haseł mogą się zmieniać, jeśli jednostka stosuje inną wersję wykazu lub jeśli wykaz został zaktualizowany.

Dlatego w praktyce zawsze pracuje się na aktualnym, obowiązującym w danej jednostce JRWA, a w zadaniach egzaminacyjnych – na podanym wyciągu.

Ćwicz czytanie wykazu: znajdowanie haseł, rozumienie hierarchii klas i wybór najniższego właściwego poziomu.

Pomaga też rozwiązywanie zadań z różnych obszarów (oświata, pomoc społeczna, podatki), bo uczy szybkiego dopasowania tematu sprawy do symbolu.