Prawidłowa zasada polega na tym, że okres przechowywania dowodów księgowych rozpoczyna się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te dowody dotyczą. W praktyce oznacza to, że dokumenty "przypisuje się" do danego roku obrotowego (np. do roku, za który prowadzi się księgi i sporządza sprawozdanie), a bieg terminu przechowywania startuje dopiero po zakończeniu tego roku.
Dlaczego tak jest? Ponieważ archiwizacja dokumentacji księgowej jest organizowana przede wszystkim rocznikami (latami obrotowymi). Ułatwia to kompletowanie dowodów do zamknięcia roku, sporządzania sprawozdań oraz udostępniania dokumentów w razie kontroli. Gdyby termin liczono od miesiąca lub dnia wystawienia, dokumenty z jednego roku obrotowego "wypadałyby" z archiwum w różnych momentach, co utrudniałoby zachowanie kompletności danych dla danego okresu.
Odpowiedź mówiąca o początku miesiąca wystawienia jest błędna, bo wprowadza miesięczny punkt odniesienia, który nie odpowiada typowej konstrukcji przechowywania dokumentacji księgowej powiązanej z rokiem obrotowym. Podobnie błędna jest odpowiedź wskazująca rok wystawienia dowodu: dokument może być wystawiony w innym roku niż okres, którego dotyczy (np. korekty, rozliczenia przełomów roku), a kluczowe jest przyporządkowanie do roku obrotowego. Najbardziej myląca jest wersja z miesiącem i dniem, bo sugeruje precyzyjne liczenie "od daty na dokumencie", co nie oddaje zasady liczenia od początku kolejnego roku po roku obrotowym.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się "dzień/miesiąc" oraz "rok obrotowy", zwykle poprawna jest konstrukcja oparta o rok obrotowy i sformułowanie "od początku roku następującego…", bo to typowy sposób porządkowania terminów w archiwizacji dokumentów księgowych.
