Pytanie dotyczy minimalnego okresu archiwizacji zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 74 ust. 1) nie stosuje się tu zasady "trwałego przechowywania", lecz okres co najmniej 5 lat.
Najważniejszą częścią przepisu jest sposób liczenia terminu. Okres 5 lat liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli zatwierdzenie nastąpi w trakcie kolejnego roku (np. w czerwcu), to punkt startowy liczenia i tak jest "od początku roku następującego" w rozumieniu przepisu, co ułatwia jednolite prowadzenie archiwum i przygotowanie na kontrole.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Odpowiedź "co najmniej 5 lat od końca roku, którego dotyczą" jest kusząca, bo opiera się na intuicyjnym skojarzeniu z rokiem sprawozdawczym. Jednak przepis wiąże liczenie z rokiem obrotowym zatwierdzenia oraz startem "od początku następnego roku", a nie z końcem roku, którego dotyczą dane.
- Odpowiedź "co najmniej 10 lat od końca roku obrotowego" wprowadza zbyt długi, nieuzasadniony ustawą minimalny okres dla tej kategorii dokumentu. Jednostka może przechowywać dokumenty dłużej z własnych potrzeb, ale minimum ustawowe dla sprawozdań jest inne.
- Odpowiedź "wymaganego dostępu wynikającego z przepisów emerytalnych i rentowych" dotyczy typowo dokumentacji pracowniczej (np. kart wynagrodzeń), gdzie okres przechowywania bywa powiązany z odrębnymi przepisami. Nie jest to właściwa reguła dla zatwierdzonych sprawozdań finansowych.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawia się fraza "od początku roku następującego…", bardzo często jest to sygnał, że pytanie sprawdza właśnie prawidłowy moment rozpoczęcia liczenia okresu przechowywania z art. 74.
