W jednostce organizacyjnej udostępnianie dokumentacji archiwalnej osobom trzecim powinno odbywać się w sposób kontrolowany i udokumentowany. Typowym wymogiem organizacyjnym jest posiadanie pisemnej zgody (upoważnienia) kierownictwa albo działanie w ramach jasno określonych kompetencji wynikających z procedur.
Poprawna odpowiedź wskazuje sytuację, w której pracownik działu rachunkowości przekazuje dokumenty archiwalne firmie audytorskiej bez pisemnej zgody kierownictwa. Brak takiej zgody oznacza, że udostępnienie odbywa się poza kontrolą i bez formalnej ścieżki akceptacji, co jest niezgodne z zasadami postępowania z dokumentacją.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- HR → były pracownik, za pisemną zgodą kierownictwa: spełniony jest kluczowy warunek formalny (zgoda), więc sytuacja opisuje udostępnienie zgodne z zasadą autoryzacji.
- Księgowa → klient, za pisemną zgodą kierownictwa: również występuje wymagana zgoda, a więc działanie jest przedstawione jako dopuszczalne w ramach procedury.
- Kierownik działu rachunkowości → firma audytorska, za pisemną zgodą kierownictwa: mimo że jest to audyt, decydujące znaczenie ma formalne umocowanie. Skoro wskazano pisemną zgodę, odpowiedź nie opisuje naruszenia zasad.
Wskazówka egzaminacyjna: w zadaniach o udostępnianiu dokumentów szukaj w treści warunków formalnych (zgoda, upoważnienie, rejestr udostępnień). Najczęściej to właśnie brak formalnej zgody lub brak dokumentowania udostępnienia przesądza o niezgodności procedury.
