Zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej w jednostce organizacyjnej opierają się na dwóch filarach: uprawnieniu do dostępu oraz uzasadnionym celu. Nawet jeśli dokument znajduje się w archiwum zakładowym, nie oznacza to dowolności w jego ujawnianiu. Dostęp powinien wynikać z obowiązków służbowych, pisemnego upoważnienia, zgody uprawnionego podmiotu albo z faktu, że dokument dotyczy osoby wnioskującej.
Odpowiedź "Kierownik działu rachunkowości udostępnia dokumenty archiwalne swojemu przyjacielowi, który jest zainteresowany danymi finansowymi firmy." jest poprawna, bo opisuje udostępnienie osobie nieuprawnionej i w celu prywatnym (zainteresowanie/ciekawość). Taki dostęp zwiększa ryzyko ujawnienia informacji poufnych (np. danych finansowych, kontrahentów, warunków umów) i nie ma związku z realizacją zadań jednostki.
Pozostałe sytuacje mogą być zgodne z zasadami, jeśli spełnione są warunki formalne i zakres dostępu jest ograniczony do niezbędnego minimum:
- "Pracownik biura rachunkowego udostępnia dokumenty archiwalne firmie audytorskiej na podstawie pisemnej zgody kierownictwa." – audyt jest typowym, uzasadnionym celem, a pisemna zgoda/udokumentowanie podstawy ogranicza ryzyko samowoli.
- "Księgowa udostępnia dokumenty archiwalne klientowi, który chce sprawdzić swoje faktury z poprzedniego roku." – klient może mieć uzasadniony interes w dostępie do dokumentów, które dotyczą jego rozliczeń; kluczowe jest, by przekazać wyłącznie dokumenty dotyczące tego klienta.
- "Pracownik działu HR udostępnia dokumenty archiwalne byłemu pracownikowi, który chce uzyskać kopię swojego umowy o pracę." – osoba, której dokument dotyczy, co do zasady może wnioskować o kopię; istotne jest potwierdzenie tożsamości i właściwy tryb wydania.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać: "znajomość" ani "ciekawość" nie są podstawą udostępnienia. Jeśli w opisie pojawia się brak zgody, brak upoważnienia lub cel prywatny, to jest to silny sygnał naruszenia zasad.
