Znak sprawy służy do jednoznacznej identyfikacji sprawy w kancelarii (w spisie spraw, na pismach oraz w toku gromadzenia akt). W praktyce poprawny zapis jest złożony z kilku członów (np. oznaczenie komórki/stanowiska, elementy wynikające z klasyfikacji i numeracji spraw oraz rok) i ma ustalony sposób rozdzielania tych członów.
Odpowiedź "DF.347.32.2012" jest poprawna, bo przedstawia spójny, wieloczłonowy zapis z użyciem kropek jako separatorów oraz zawiera rok jako końcowy element, co odpowiada typowemu sposobowi konstruowania znaku sprawy w systemie kancelaryjnym.
Pozostałe propozycje są niepoprawne, ponieważ:
- "DF.347/2012-1" miesza różne konwencje (ukośnik i myślnik) i przypomina raczej numerację innych dokumentów (np. umów, rejestrów), a nie standardowy znak sprawy.
- "DF.347-2012" upraszcza strukturę (brak wyodrębnionego członu numeru sprawy) oraz stosuje myślnik jako separator, co prowadzi do niejednoznaczności.
- "DF.347.1.1" nie zawiera roku w zapisie, przez co znak może powtarzać się w kolejnych latach i traci kluczową informację porządkującą.
Wskazówka egzaminacyjna: zwracaj uwagę nie tylko na "te same cyfry", ale na kolejność członów, obecność roku oraz konsekwentne separatory. To najczęstsze miejsca, w których pojawiają się pułapki w odpowiedziach.
