Określenie system kancelaryjny mieszany najczęściej odnosi się do sytuacji, w której organizacja prowadzi dokumentację w więcej niż jednej postaci i w codziennej pracy funkcjonują równolegle rozwiązania papierowe oraz elektroniczne. W ujęciu praktycznym oznacza to, że część dokumentów występuje jako akta papierowe, a część jako dokumenty elektroniczne (albo że te dwa światy współistnieją w ramach procesów kancelaryjnych).
Dlatego zdanie "Dokumenty są przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej." trafnie oddaje istotę "mieszanego" podejścia: nie jest to wyłącznie papier ani wyłącznie cyfrowo.
- Stwierdzenie "Wszystkie dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej." opisuje model w pełni elektroniczny. To rozwiązanie wyklucza papier, więc nie jest "mieszane".
- Stwierdzenie "Dokumenty są przechowywane wyłącznie w formie papierowej." odpowiada podejściu tradycyjnemu. Również nie spełnia warunku współistnienia dwóch postaci.
- Stwierdzenie "System nie pozwala na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej." jest jeszcze silniejszą wersją podejścia papierowego: neguje możliwość cyfryzacji/przechowywania elektronicznego, więc stoi w sprzeczności z ideą rozwiązania mieszanego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się sformułowania "wyłącznie" albo "wszystkie", zwykle opisują one rozwiązania skrajne. Dla pojęć typu "mieszany" typowe jest sformułowanie "zarówno… jak i…", bo wskazuje na współwystępowanie dwóch postaci/procesów.
Jednocześnie w nauce do zawodu technika archiwisty warto pamiętać, że pojęcia kancelaryjne mogą mieć doprecyzowania w wewnętrznych instrukcjach jednostki (np. co dokładnie podlega rejestracji, jak wygląda obieg spraw). Na egzaminie należy trzymać się definicji przyjętej w materiałach kształcenia i poleceniu.
