System kancelaryjny mieszany jest rozumiany jako rozwiązanie łączące cechy dwóch podejść do prowadzenia spraw (np. różny zakres rejestracji, różne narzędzia ewidencyjne lub odmienne zasady porządkowania dla części dokumentacji). Taka konstrukcja w praktyce często powoduje, że pracownicy wykonują więcej kroków: prowadzą dodatkowe zapisy, dbają o zgodność kilku elementów ewidencji oraz pilnują spójności znakowania i odkładania akt.
Stąd część stwierdzenia o większych nakładach pracy jest uzasadniona: rośnie liczba czynności kancelaryjnych, a błędy w jednym z elementów systemu mogą wymagać korekt. Jednocześnie, jeśli system jest konsekwentnie stosowany, daje lepszą identyfikowalność dokumentów: łatwiej ustalić, gdzie dana sprawa się znajduje, w jakiej teczce powinna być przechowywana oraz jak ją wyszukać po danych ewidencyjnych.
Dlatego ocena "Prawda" jest zgodna z typowym rozumieniem kompromisu organizacyjnego: więcej pracy operacyjnej w zamian za lepszą kontrolę i dostęp. Pozostałe odpowiedzi są problematyczne, bo próbują wprowadzać nieuzasadnione ograniczenia. Stwierdzenie, że to prawda tylko w dużych archiwach, myli przyczynę z warunkami skali: pracochłonność wynika z konstrukcji systemu, a nie wyłącznie z wielkości zasobu. Teza, że system mieszany jest mniej pracochłonny, przeczy logice łączenia i utrzymywania dodatkowych elementów ewidencji oraz porządkowania.
Na egzaminie warto pamiętać: gdy w pytaniu pojawia się zestawienie "większy nakład pracy" kontra "łatwiejsze odnajdywanie/dostęp", bardzo często chodzi o rozpoznanie trade-offu typowego dla rozwiązań ewidencyjnych i porządkowych.
