Pojęcie systemu kancelaryjnego mieszanego w praktyce odnosi się do sytuacji, gdy w danej jednostce funkcjonują równolegle dwa sposoby prowadzenia dokumentacji wynikające z jej postaci: część dokumentów (lub spraw) obsługiwana jest tradycyjnie w papierze, a część w postaci elektronicznej. Taka organizacja pracy jest typowa w okresie przejściowym (wdrażanie rozwiązań elektronicznych) albo w jednostkach, gdzie różne komórki mają odmienne potrzeby i narzędzia.
Odpowiedź: "System, w którym niektóre dokumenty są przechowywane w formie papierowej, a niektóre w formie cyfrowej." najlepiej oddaje ideę "mieszanego" jako niejednorodnego – nie wszystko jest papierowe i nie wszystko jest cyfrowe, tylko występuje podział w zależności od rodzaju dokumentacji, procesu lub przyjętych zasad.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe:
- "…wyłącznie w formie papierowej" opisuje system tradycyjny, a nie mieszany – brak elementu elektronicznego.
- "…wyłącznie w formie cyfrowej" odpowiada rozwiązaniu w pełni elektronicznemu – brak komponentu papierowego.
- "…wszystkie dokumenty … zarówno … jak i …" sugeruje obowiązek podwójnego prowadzenia każdego dokumentu w dwóch postaciach. To zwykle oznacza duplikowanie i nie jest istotą "mieszanego", który polega raczej na współistnieniu różnych postaci w zależności od potrzeb, a nie na dublowaniu wszystkiego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz w odpowiedziach słowa "wyłącznie" lub "wszystkie w dwóch postaciach", sprawdź, czy nie przeczą one definicji "mieszanego", która zakłada podział/koegzystencję, a nie jednolitość albo totalne dublowanie.
