W środowisku EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją) kluczowe jest rozróżnienie poziomów porządkowania dokumentacji. Dokument (np. pismo, załącznik, notatka) jest pojedynczym obiektem, ale w praktyce kancelaryjnej i archiwalnej dokumenty łączy się w logiczne całości związane z konkretnym postępowaniem.
Taką całością są akta sprawy, czyli komplet dokumentów wraz z informacją kontekstową (metadanymi) odnoszących się do jednego tematu/procesu załatwiania sprawy. Dlatego jednostką archiwalną dla materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, grupowanych w akta spraw, jest sprawa – to ona stanowi podstawową jednostkę ewidencji i opisu w tym modelu pracy.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- "Klasa" odnosi się do poziomu klasyfikacji w wykazie akt (kategorii/hasła klasyfikacyjnego), a nie do jednostki archiwalnej tworzonej jako akta konkretnego postępowania.
- "Dokument" jest elementem składowym sprawy. W typowym układzie EZD jeden proces (sprawa) obejmuje wiele dokumentów, więc dokument jest zbyt "mały", by stanowił właściwą jednostkę archiwalną w tym ujęciu.
- "Teczka aktowa" to pojęcie silnie związane z porządkowaniem dokumentacji w postaci nieelektronicznej (fizycznej) oraz z tradycyjnym ujęciem jednostki aktowej. W EZD funkcję grupowania dokumentów dla jednego postępowania pełni sprawa (akta sprawy), a nie teczka jako obiekt materialny.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się sformułowanie "grupowane w akta spraw", to najczęściej szukana jest odpowiedź odnosząca się do poziomu sprawy, a nie pojedynczego dokumentu ani poziomu klasyfikacji w wykazie akt.
