W praktyce kancelaryjno-archiwalnej spotyka się różne sposoby porządkowania dokumentacji: układ alfabetyczny (np. według nazw), chronologiczny (według dat), a także układ rzeczowy wynikający z klasyfikacji (np. według haseł/klas z wykazu akt). System dziennikowy odnosi się do organizacji pracy kancelarii, w której podstawą ewidencji wpływających i wychodzących pism jest dziennik podawczy (rejestr), a identyfikatorem sprawy staje się numer dziennika.
Jeżeli dokumentacja aktowa jest "uporządkowana według systemu dziennikowego", kluczem układu są właśnie numery z dziennika podawczego, bo to one porządkują kolejność i umożliwiają odtworzenie ewidencji. Z tego powodu odpowiedź "z numerami dziennika podawczego" najlepiej opisuje zgodność układu akt w systemie dziennikowym.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?
- "z chronologią" – dziennik może być prowadzony w czasie (kolejne wpisy), ale to nie jest to samo, co świadomy układ akt według dat jako zasady porządkowania. W systemie dziennikowym podstawą identyfikacji jest numer rejestru.
- "z alfabetem" – układ alfabetyczny to odrębny klucz porządkowania (np. po nazwach osób, miejscowościach, instytucjach). Nie wynika z rejestracji dziennikowej.
- "z klasami jednolitego rzeczowego wykazu akt" – klasy z wykazu akt służą do klasyfikacji rzeczowej (układu tematycznego). To charakterystyczne dla układu rzeczowego, a nie dziennikowego opartego na numeracji rejestrowej.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o "system dziennikowy" szukaj odpowiedzi związanych z rejestrem/dziennikiem i numerem wpisu. Gdy pojawia się "jednolity rzeczowy wykaz akt", zwykle chodzi o układ rzeczowy (klasyfikację tematyczną), a nie o ewidencję dziennikową.
