Dokumentacja kategorii A to materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej, dowodowej lub informacyjnej. Z tego powodu jej los jest inny niż dokumentacji niearchiwalnej (np. kategorii B), która co do zasady może być po czasie przechowywania brakowana.
W sytuacji likwidacji lub przekształcenia instytucji kluczowe jest zapewnienie ciągłości opieki nad materiałami archiwalnymi. Najbardziej właściwym kierunkiem jest przekazanie ich do archiwum państwowego właściwego miejscowo, ponieważ to ta instytucja odpowiada za przejmowanie, przechowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych w systemie państwowym.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- "na brakowanie" – brakowanie oznacza wyłączenie dokumentacji z zasobu i jej zniszczenie. Materiały kategorii A nie są przeznaczone do zniszczenia, bo mają wartość archiwalną.
- "sukcesorowi" – następca prawny może przejmować zadania, majątek lub bieżącą dokumentację do kontynuacji spraw, ale sama kategoria A wymaga zabezpieczenia w systemie archiwów państwowych; nie jest to typowe "przekazanie jak akt sprawy" do dalszego prowadzenia.
- "firmie prywatnej specjalizującej się w przechowalnictwie dokumentacji" – usługi przechowywania mogą dotyczyć części dokumentacji bieżącej lub niearchiwalnej, natomiast materiały archiwalne kategorii A wymagają przekazania do instytucji publicznej właściwej do ich przejęcia i trwałej ochrony.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się kategoria A, myśl o zasadzie "nie niszczymy – zabezpieczamy i przekazujemy do archiwum państwowego".
