W przypadku likwidacji archiwum jednostki organizacyjnej kluczowe jest zapewnienie, aby dokumentacja nie została porzucona, rozproszona ani zniszczona bez podstawy. Dlatego rozwiązaniem zgodnym z ideą ochrony zasobu archiwalnego jest przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego (we właściwym trybie i z zachowaniem wymaganej ewidencji).
Odpowiedź "Zniszczenie wszystkich dokumentów" jest nieprawidłowa, bo likwidacja archiwum nie oznacza automatycznego i pełnego brakowania. Niszczenie dokumentacji może dotyczyć tylko ściśle określonych materiałów i wymaga spełnienia warunków formalnych; uogólnienie "wszystkich" prowadzi do oczywistego naruszenia zasady ochrony dokumentów.
Odpowiedź "Przekazanie dokumentacji do innego archiwum" jest zbyt ogólna i w typowym ujęciu egzaminacyjnym nie wskazuje właściwego adresata. Samo sformułowanie "inne archiwum" nie gwarantuje, że jest to instytucja uprawniona do przejęcia dokumentacji po likwidowanej jednostce, ani że przekazanie nastąpi w prawidłowym trybie.
Odpowiedź "Przechowywanie dokumentacji na miejscu" nie realizuje obowiązku wynikającego z likwidacji archiwum: po likwidacji nie ma już organizacyjnej podstawy do dalszego przechowywania i nadzoru. Pozostawienie akt "na miejscu" zwiększa ryzyko utraty, zniszczenia lub nieuprawnionego dostępu.
Na egzaminie warto zwracać uwagę na słowa kluczowe: likwidacja (koniec funkcjonowania komórki/archiwum) oraz obowiązkowe (procedura zapewniająca ciągłość opieki nad dokumentacją). Najbezpieczniejszą interpretacją jest zawsze wybór działania, które zapewnia formalne przejęcie i dalszą ochronę dokumentów.
