Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego powinno przebiegać w kolejności, która zapewnia zarówno formalną ewidencję przekazania, jak i merytoryczną kontrolę tego, co faktycznie trafiło do archiwum.
Najpierw właściwe jest "Przyjęcie akt z komórki organizacyjnej", ponieważ archiwista musi realnie przejąć dokumentację (teczki/jednostki) wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym. Bez tego nie ma jeszcze "przedmiotu" czynności ewidencyjnych.
Kolejnym krokiem jest "Rejestracja spisu akt w wykazie spisów akt". Rejestracja porządkuje przekazania w czasie, pozwala nadać spisowi numer i powiązać go z dalszą ewidencją zasobu. To etap formalny: wpis do wykazu spisów stanowi odniesienie dla późniejszego wyszukiwania i rozliczeń z komórką przekazującą.
Dopiero na końcu wykonuje się "Kontrolę zgodności akt z wpisem w spisie akt". Weryfikacja ma sens, gdy wiadomo już, który konkretnie spis (zarejestrowany, z numerem) dotyczy przekazania. Kontrola polega na porównaniu rzeczywiście przekazanych jednostek z opisem w spisie (np. tytuły, daty skrajne, liczba jednostek, kategoria archiwalna). Jej celem jest wychwycenie braków, pomyłek opisowych i niezgodności, które mogłyby zniekształcić ewidencję archiwum.
Dlaczego pozostałe kolejności są niepoprawne?
- Układy zaczynające od rejestracji pomijają fakt, że rejestruje się spis dotyczący dokumentacji, którą archiwum rzeczywiście przejęło.
- Układy z kontrolą przed rejestracją mylą etap formalny (nadanie numeru i wpis do wykazu) z etapem merytorycznym (sprawdzenie teczek). W praktyce kontrola powinna odnosić się do zarejestrowanego przekazania.
Wniosek: poprawna sekwencja to najpierw przejęcie, potem rejestracja spisu, a na końcu kontrola zgodności.
