W archiwum zakładowym udostępnienie (wypożyczenie) akt odbywa się w ramach obiegu wewnętrznego jednostki. Gdy przy zwrocie pracownik archiwum stwierdza braki (np. brak pism, kart, załączników) albo uszkodzenia (np. zniszczenie mechaniczne, zalanie, nadmierne zabrudzenia), powinien to udokumentować protokołem. Taki protokół ma dwa podstawowe cele: po pierwsze utrwala stan faktyczny na moment zwrotu, a po drugie uruchamia tryb wyjaśniający i działania naprawcze.
Właściwym adresatem protokołu jest kierownik komórki organizacyjnej, która dokumenty wypożyczyła. To ta komórka korzystała z akt i w praktyce odpowiada za ich zabezpieczenie w czasie, gdy znajdowały się poza archiwum. Kierownik może zebrać wyjaśnienia od pracowników, sprawdzić obieg teczki w komórce, wskazać miejsce zaginięcia lub przyczynę uszkodzenia oraz podjąć kroki organizacyjne, aby ograniczyć ryzyko powtórzenia sytuacji.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie są właściwe?
- "kierownika jednostki nadrzędnej" – to zwykle szczebel poza bieżącym obiegiem akt w danej jednostce; w pierwszej kolejności wyjaśnienia prowadzi się tam, gdzie dokumentacja była używana.
- "dyrektora właściwego archiwum państwowego" – archiwum państwowe pełni funkcje nadzorcze i przejmujące materiały archiwalne, ale protokół po zwrocie wypożyczenia w archiwum zakładowym dotyczy przede wszystkim odpowiedzialności wewnątrz jednostki.
- "właściwych organów ścigania" – takie zawiadomienie może wchodzić w grę dopiero w szczególnych przypadkach i po ustaleniach, natomiast standardowa ścieżka zaczyna się od protokołu i wyjaśnień w komórce wypożyczającej.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: nieprawidłowości po zwrocie najpierw wyjaśnia się u źródła wypożyczenia, czyli w komórce, która korzystała z akt.
