Elektroniczne akta spraw prowadzone w systemie EZD porządkuje się przez klasyfikację rzeczową, czyli przyporządkowanie spraw i dokumentów do odpowiednich klas i haseł. W praktyce robi się to przy użyciu jednolitego rzeczowego wykazu akt, który jest "mapą" tematów (klas) występujących w działalności jednostki. To właśnie JRWA pozwala nadać sprawie właściwe miejsce w strukturze dokumentacji i utrzymać spójny układ akt niezależnie od tego, czy akta są papierowe, czy elektroniczne.
Odpowiedź "Regulamin organizacyjny" nie jest właściwa, ponieważ taki dokument opisuje zwykle organizację i podział zadań w jednostce (np. komórki, kompetencje, podległość), ale nie pełni funkcji klasyfikatora akt. Może wpływać pośrednio na obieg dokumentów, jednak nie służy do porządkowania akt spraw według treści.
Odpowiedź "Instrukcję archiwalną" również należy odrzucić: instrukcja archiwalna to zbiór zasad postępowania z dokumentacją (np. przechowywanie, przekazywanie, brakowanie, udostępnianie). Jest ważna organizacyjnie, ale nie jest narzędziem, które samo w sobie porządkuje akta w układzie rzeczowym. Do porządkowania według tematów potrzebny jest wykaz akt.
Odpowiedź "Instrukcję obsługi systemu EZD" bywa kusząca, bo odnosi się do pracy w systemie informatycznym. Taka instrukcja opisuje jednak jak wykonać operacje w programie (np. rejestracja, dekretacja, dołączanie dokumentów), a nie według jakiego klucza merytorycznego porządkować sprawy. Klucz merytoryczny zapewnia JRWA.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "porządkowanie akt" lub "klasyfikacja spraw", w pierwszej kolejności myśl o JRWA (klasyfikator). Gdy pojawia się "zasady postępowania" – to częściej instrukcje. Gdy "struktura jednostki" – to regulaminy.
