Zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego powinny wynikać z dokumentu, który ustanawia procedury kancelaryjne w danej jednostce. Taką rolę pełni instrukcja kancelaryjna: opisuje sposób postępowania z pismami i sprawami, porządkowanie akt, a także to, jak i kiedy dokumentacja ma być przygotowana oraz przekazana do archiwum zakładowego (np. wymogi formalne, kompletność, odpowiedzialność, sposób opisania teczek).
Odpowiedź "W instrukcji kancelaryjnej." jest więc właściwa, bo dotyczy dokumentu o charakterze normatywnym, który ustala zasady obiegu i obsługi dokumentacji w całej jednostce, w tym na styku komórek organizacyjnych i archiwum zakładowego.
Pozostałe odpowiedzi nie pasują do pytania, ponieważ:
- "W ewidencji dokumentacji." – ewidencja (rejestr, spis) ma charakter odtwórczy: zapisuje i potwierdza wykonane czynności (np. zarejestrowanie, przekazanie), ale sama nie jest miejscem ustanawiania zasad. To częsty błąd wynikający z kojarzenia przekazywania akt ze sporządzaniem spisów.
- "W regulaminie organizacyjnym." – regulamin organizacyjny zwykle opisuje strukturę jednostki, zadania komórek i podległość służbową. Może zawierać ogólne zapisy, ale szczegółowe procedury przekazywania dokumentacji są domeną instrukcji kancelaryjnej (i powiązanych instrukcji dotyczących archiwum).
- "W jednolitym rzeczowym wykazie akt." – JRWA służy przede wszystkim do klasyfikowania dokumentacji (przypisywania symboli i haseł) oraz do określania kategorii archiwalnych. Nie jest to dokument opisujący krok po kroku zasady przekazywania akt do archiwum zakładowego.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "zasady", "tryb", "postępowanie z dokumentacją", najpierw rozważ dokumenty instrukcyjne (instrukcja kancelaryjna), a gdy mowa o "symbolach", "hasłach" i "kategoriach" – wtedy właściwszy jest JRWA.
