W praktyce pracy archiwum zakładowego trzeba rozróżnić dwie grupy czynności: przygotowanie akt w komórce organizacyjnej oraz przejęcie i ewidencjonowanie akt w archiwum. Część elementów opisu teczki powstaje w komórce (np. wynikają z układu akt i prowadzenia spraw), natomiast elementy nadawane lub potwierdzane w archiwum są uzupełniane dopiero po przyjęciu dokumentacji.
Odpowiedź "pracownik archiwum zakładowego" jest właściwa, ponieważ to pracownik archiwum wykonuje czynności techniczne i ewidencyjne związane z przyjęciem dokumentacji: sprawdza kompletność, zgodność ze spisem, wprowadza dane do ewidencji i uzupełnia te elementy oznaczeń, które są związane z archiwizacją (identyfikacją jednostki w archiwum i jej kontrolą).
- Odpowiedź "kierownik, któremu podlega archiwum zakładowe" jest nietrafna, bo rola kierownicza dotyczy nadzoru i organizacji pracy, a nie wykonywania pojedynczych wpisów na teczkach. W egzaminacyjnych zadaniach archiwalnych wpisy wykonuje zwykle osoba prowadząca archiwum operacyjnie.
- Odpowiedź "pracownik przygotowujący akta do przekazania do archiwum zakładowego" jest typową pułapką: przygotowujący akta może opisać teczkę w zakresie wynikającym z prowadzenia spraw, ale elementy nadawane przy przejęciu (związane z ewidencją archiwalną) uzupełnia archiwum.
- Odpowiedź "kierownik komórki przekazującej dokumentację do archiwum zakładowego" również jest błędna: kierownik zatwierdza i odpowiada za przekazanie, lecz nie wykonuje czynności ewidencyjnych po stronie archiwum i nie powinien samodzielnie nadawać elementów, które muszą być spójne z ewidencją archiwum.
Wskazówka do testów: jeśli element oznaczenia teczki jest ściśle powiązany z przejęciem, ewidencją, identyfikacją archiwalną lub kontrolą zasobu, najczęściej wpisuje go pracownik archiwum zakładowego. Jeżeli element wynika z merytorycznej pracy komórki (np. tytuł spraw, układ rzeczowy), zwykle uzupełnia go komórka wytwarzająca dokumentację.
