Odpowiedź "Trzy" wynika z zasady porządkowania dokumentacji przeznaczonej do brakowania według jej kategorii/symbolu. Skoro w pytaniu wskazano trzy różne symbole dokumentacji niearchiwalnej (B, BE i Bc), jednostka przygotowująca brakowanie powinna sporządzić trzy odrębne spisy – po jednym dla każdej kategorii.
W praktyce archiwum zakładowego takie rozdzielenie ma sens organizacyjny i kontrolny:
- ułatwia weryfikację, czy dokumenty zostały prawidłowo zakwalifikowane do właściwej kategorii,
- minimalizuje ryzyko "wymieszania" dokumentacji o różnych zasadach postępowania,
- usprawnia akceptację i dokumentowanie czynności brakowania.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Jeden" sugeruje jeden zbiorczy spis, co pomija fakt, że wskazano trzy różne symbole. Taki wybór zwykle wynika z heurystyki prostoty (chęć uproszczenia procedury), ale w zadaniu chodzi o rozdzielenie według kategorii.
- "Dwa" może wynikać z błędnego łączenia części kategorii (np. potraktowania Bc jako odmiany B), jednak pytanie traktuje je jako osobne symbole, dla których sporządza się osobne zestawienia.
- "Cztery" wprowadza dodatkowy spis bez podstawy w treści pytania; najczęściej to skutek nadinterpretacji (dopisywania kolejnego dokumentu/załącznika zamiast odpowiedzi na pytanie o liczbę spisów).
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o liczbę spisów lub wykazów zwracaj uwagę, ile różnych kategorii/symboli dokumentacji wymieniono w treści. Najczęściej liczba spisów odpowiada liczbie odrębnych kategorii, które trzeba rozdzielić w dokumentowaniu czynności.
