Archiwizowanie (porządkowanie) dokumentacji pacjentów ma przede wszystkim umożliwić szybkie i powtarzalne odnalezienie właściwej karty oraz utrzymanie porządku w obiegu dokumentów w gabinecie. W tradycyjnej kartotece papierowej naturalnym i bardzo rozpowszechnionym rozwiązaniem jest układ alfabetyczny według nazwiska pacjenta, ponieważ pacjent jest podstawową "jednostką" dokumentacji, a nazwisko bywa główną daną wyszukiwawczą przy kontakcie z rejestracją.
Odpowiedź "Alfabetycznie według nazwiska pacjenta." jest więc poprawna w ujęciu organizacyjnym: minimalizuje czas szukania teczki, ułatwia odkładanie dokumentów na miejsce i jest intuicyjna dla personelu.
Pozostałe propozycje są mniej adekwatne w typowej kartotece:
- "Alfabetycznie według nazwiska lekarza." – porządkuje dokumenty według personelu, co utrudnia odnalezienie dokumentacji konkretnego pacjenta, zwłaszcza gdy pacjent był przyjmowany przez różnych lekarzy.
- "Chronologicznie według daty wizyty." – pasuje do zestawień zdarzeń (np. terminarz, księga przyjęć), ale w archiwum pacjentów powoduje konieczność pamiętania daty ostatniej wizyty; pacjent z wieloma wizytami generuje też problem, gdzie umieścić całość dokumentacji.
- "Według numeru identyfikacyjnego pacjenta." – bywa stosowane w systemach elektronicznych lub w instytucjach z nadanymi numerami, ale bez doprecyzowania systemu identyfikacji i sposobu nadawania numerów nie jest to oczywisty "standard" dla kartoteki papierowej w gabinecie.
W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać zasadę: metoda archiwizacji ma wspierać szybkie wyszukiwanie po danych pacjenta i być spójna z procedurą rejestracji oraz obiegiem dokumentów w gabinecie, przy zachowaniu poufności i kontroli dostępu.
