W recepcji hotelowej używa się kilku podobnie brzmiących dokumentów, ale każdy z nich ma inne zadanie w procesie obsługi gościa. Odpowiedź "Formularz rezerwacji." jest właściwa, gdy przedstawiony druk służy do zapisania danych rezerwacji, czyli informacji potrzebnych do jej wprowadzenia lub przyjęcia (np. termin pobytu, liczba gości, preferencje, sposób kontaktu, ewentualne uwagi).
Odpowiedź "Karta rejestracyjna." nie pasuje, jeśli druk dotyczy etapu wcześniejszego niż zameldowanie. Karta rejestracyjna jest wykorzystywana przy check-in do rejestracji i potwierdzenia danych gościa oraz formalności meldunkowych.
Odpowiedź "Grafik obłożenia pokoi." jest błędna, ponieważ grafik (plan obłożenia) jest narzędziem planistycznym: pokazuje zajętość i dostępność pokoi w czasie. To zwykle zestawienie/plan, a nie formularz do zbierania danych od gościa.
Odpowiedź "Potwierdzenie rezerwacji." również nie jest właściwa, gdyż potwierdzenie jest dokumentem/komunikatem przygotowywanym po przyjęciu rezerwacji (dla gościa lub biura), zawierającym jej podsumowanie i warunki, a nie służącym do pierwotnego zebrania informacji.
Wskazówka egzaminacyjna: porównuj dokumenty według momentu użycia w procesie (przed przyjazdem – rezerwacja, przy przyjeździe – rejestracja, w planowaniu – obłożenie, po przyjęciu – potwierdzenie), a nie tylko po podobieństwie nazw.
