Formularzem, który dokumentuje przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego i stanowi podstawową ewidencję tej czynności, jest spis zdawczo-odbiorczy. Jego rola polega na tym, że opisuje przekazywaną dokumentację w sposób umożliwiający jej identyfikację oraz stanowi potwierdzenie relacji "zdający–przyjmujący". W praktyce archiwalnej spis ten jest kluczowym dowodem tego, co zostało przekazane i przyjęte.
W pytaniu wskazano dokumentację zapisaną na nośnikach elektronicznych. Z punktu widzenia ewidencji przekazania do archiwum zakładowego istotne jest, aby istniał dokument, który rejestruje sam fakt i zakres przekazania. Tę funkcję spełnia właśnie spis zdawczo-odbiorczy.
- Odpowiedź "Wykaz nośników" jest myląca, ponieważ nazwa sugeruje ewidencję nośników, ale nie musi oznaczać formalnego dokumentu przekazania do archiwum; może być jedynie zestawieniem pomocniczym do porządkowania danych o nośnikach.
- "Paczka archiwalna" nie jest formularzem ewidencyjnym, tylko określeniem jednostki opakowania/obiektu (np. paczki lub pakietu) wykorzystywanego przy przechowywaniu i transporcie akt.
- "Wykaz akt" może oznaczać listę akt w komórce organizacyjnej albo zestawienie porządkowe, ale nie jest typowym dokumentem potwierdzającym zdawczo-odbiorcze przekazanie do archiwum zakładowego.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się "przekazywane do archiwum zakładowego", najczęściej chodzi o dokument, który formalizuje przekazanie i przyjęcie — czyli spis zdawczo-odbiorczy. Pozostałe określenia częściej dotyczą zestawień pomocniczych lub samego opakowania dokumentacji.
