W archiwum zakładowym przejęcie dokumentacji od komórek organizacyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Taki spis jest dowodem przekazania określonej partii dokumentacji i punktem odniesienia przy późniejszym wyszukiwaniu, kontrolach, brakowaniu lub przekazywaniu materiałów do archiwum państwowego (jeżeli dotyczy).
Żeby zachować porządek i możliwość odtworzenia historii przekazań, spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. Jest to urządzenie ewidencyjne ukierunkowane właśnie na rejestrowanie spisów (a więc dokumentów przekazania), a nie całej korespondencji czy klasyfikacji rzeczowej.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują?
- "w dzienniku podawczym" – dziennik podawczy dotyczy przede wszystkim rejestracji wpływu i/lub wysyłki korespondencji w kancelarii/sekretariacie. Nie jest to właściwe narzędzie do ewidencjonowania spisów przekazania do archiwum zakładowego.
- "w jednolitym rzeczowym wykazie akt" – JRWA służy do klasyfikowania dokumentacji (hasła, symbole, kategorie archiwalne), a nie do rejestrowania faktu przekazania dokumentów do archiwum zakładowego.
- "w rejestrze ewidencji" – określenie jest zbyt ogólne. W praktyce egzaminacyjnej oczekuje się wskazania konkretnego, właściwego urządzenia ewidencyjnego, którym jest wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.
Wskazówka do nauki: zapamiętaj rozdział ról – JRWA porządkuje sprawy i teczki, dziennik podawczy porządkuje korespondencję, a wykaz spisów porządkuje przekazania do archiwum.
