W archiwistyce, przy opracowaniu zespołu archiwalnego, cechy zewnętrzne to takie właściwości i znaki, które dają się stwierdzić na podstawie oglądu dokumentu: jego postaci materialnej oraz widocznych oznaczeń (np. stemple, pieczęcie, adnotacje, znaki własności). Służą one m.in. do identyfikacji archiwaliów, potwierdzenia proweniencji lub wskazania historii przynależności.
Odpowiedź "Pieczątka własnościowa." pasuje do tej kategorii, ponieważ jest to zewnętrzny znak umieszczony na nośniku, który informuje o właścicielu/posiadaczu materiału (np. instytucji, urzędzie, kancelarii). Taki stempel jest elementem rozpoznawczym widocznym "na pierwszy rzut oka" i bywa kluczowy przy ustalaniu przynależności zespołowej lub historii dokumentu.
Pozostałe propozycje dotyczą raczej elementów wewnętrznych lub konstrukcji kancelaryjnej pisma:
- "Nagłówek pisma." to część układu pisma (np. dane nadawcy, miejscowość, data, oznaczenie jednostki). Jest to element treści/formularza kancelaryjnego, a nie "cecha zewnętrzna" rozumiana jako odrębny znak identyfikacyjny typu pieczęć własnościowa.
- "Znak sprawy." jest typowym oznaczeniem kancelaryjnym odnoszącym dokument do konkretnej sprawy i systemu rejestracji. Pomaga w obiegu akt, ale nie jest cechą zewnętrzną w sensie rozpoznawczym dotyczącym własności czy materialnych znaków identyfikacji.
- "Pieczątka podpisującego pismo." może kojarzyć się z pieczęcią imienną lub funkcyjną osoby, jednak jej rola wiąże się z autoryzacją/obsadą stanowiska. W kontekście pytania o cechy zewnętrzne jako element rozpoznawczy zespołu ważniejsza i właściwa jest pieczątka własnościowa, bo wskazuje przynależność, a nie osobę podpisującą.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się elementy typowo kancelaryjne (znak sprawy, nagłówek), a obok nich występuje znak własnościowy, to zwykle pytanie testuje rozróżnienie: układ i treść pisma kontra zewnętrzne znaki identyfikacyjne.
