Instrukcja kancelaryjna jest dokumentem wewnętrznym opisującym organizację pracy kancelaryjnej, czyli zasady postępowania z korespondencją i dokumentacją w toku załatwiania spraw w jednostce. Jej typowy zakres obejmuje m.in.:
- przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek (czynności na wejściu korespondencji),
- rejestrację spraw i sposób ich dokumentowania (jak zakłada się sprawy, jak prowadzi się akta sprawy, jakie zapisy i dowody czynności powinny się w niej znaleźć),
- przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych (zasady porządkowania i przechowywania akt bieżących do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego/składnicy akt).
Natomiast zagadnienie przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego dotyczy etapu, w którym dokumentacja jest już wyodrębniona jako materiały archiwalne i trafia poza jednostkę do archiwum państwowego. Jest to obszar charakterystyczny dla procedur archiwalnych (np. postępowania z materiałami archiwalnymi, przygotowania do przekazania, uzgodnień i ewidencji przekazywania), a nie dla instrukcji kancelaryjnej skupionej na obiegu spraw i czynnościach kancelaryjnych.
Dlatego odpowiedź "Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego." jest właściwa jako rozdział, który nie powinien być ujęty w instrukcji kancelaryjnej. Pozostałe propozycje opisują czynności typowo kancelaryjne i organizację prowadzenia spraw w jednostce, więc są logicznie spójne z przeznaczeniem instrukcji kancelaryjnej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedzi pojawia się etap "na zewnątrz jednostki" (np. archiwum państwowe), zwykle jest to trop, że temat wykracza poza instrukcję kancelaryjną i wchodzi w obszar archiwalny.
