Inwentaryzacja ma na celu potwierdzenie rzetelności danych wykazanych w księgach rachunkowych na dzień bilansowy. W praktyce stosuje się trzy podstawowe podejścia: spis z natury, potwierdzenie sald oraz weryfikację.
Potwierdzenie sald polega na uzyskaniu potwierdzenia stanu (salda) od podmiotu zewnętrznego, który prowadzi z jednostką rozrachunki lub przechowuje jej środki. Dlatego metoda ta jest właściwa dla pozycji, których nie da się sensownie "policzyć" w magazynie lub na placu, a ich prawidłowość wynika z uzgodnienia między stronami.
Najbardziej typowe przykłady to:
- środki pieniężne na rachunkach bankowych – saldo potwierdza bank (równolegle jednostka dysponuje wyciągami),
- należności od odbiorców – saldo potwierdza kontrahent, co pomaga wykryć różnice (np. niezaksięgowane faktury korygujące, kompensaty, błędne daty ujęcia),
- w praktyce często także zobowiązania wobec dostawców (choć pytanie dotyczy aktywów), bo również są to salda uzgadniane z kontrahentem.
Dlaczego pozostałe grupy aktywów nie pasują? Zapasy materiałów i towarów oraz wiele składników majątku rzeczowego (np. środki trwałe w użytkowaniu) wymagają przede wszystkim spisu z natury, bo kluczowe jest ustalenie faktycznej ilości i stanu fizycznego. Z kolei składniki, których nie potwierdza się z zewnętrznym podmiotem (np. część rozliczeń międzyokresowych), częściej obejmuje się weryfikacją na podstawie dokumentów i zapisów księgowych.
W zadaniach egzaminacyjnych warto zapamiętać zasadę: potwierdzenie sald = uzgodnienie z bankiem/kontrahentem; spis z natury = liczenie i oględziny; weryfikacja = dokumenty. Dzięki temu łatwiej przypisać metodę do właściwej grupy bilansowej.
