W systemach EZD metadane pełnią rolę opisu dokumentu elektronicznego, czyli zestawu informacji, które pozwalają dokument identyfikować, porządkować, wyszukiwać i prawidłowo nim zarządzać w toku czynności kancelaryjnych oraz archiwalnych.
Za metadane uznaje się m.in.:
- "tytuł – nazwa nadana dokumentowi", bo tytuł jest bezpośrednim elementem opisu treści i ułatwia wyszukiwanie oraz identyfikację dokumentu w sprawie.
- "twórca, autor – podmiot odpowiedzialny za wytworzenie dokumentu", ponieważ wskazanie autora/twórcy porządkuje dokumenty według odpowiedzialności i pochodzenia (kto wytworzył dokument).
- "kwalifikacja – kategoria archiwalna dokumentu", gdyż kwalifikacja archiwalna jest kluczowa dla dalszego postępowania z dokumentacją (np. okres przechowywania, przekazanie do archiwum).
Natomiast "liczba porządkowa, pod którą zarejestrowano dokument w rejestrze tradycyjnym" odnosi się do zewnętrznej, papierowej ewidencji (rejestru tradycyjnego). Taki numer może funkcjonować w obiegu papierowym, ale nie jest typowym polem opisującym dokument elektroniczny w EZD jako jego cechę merytoryczną lub systemową w elektronicznym obiegu.
Typowy błąd na egzaminie polega na tym, że numer porządkowy "brzmi" jak identyfikator, więc bywa mylony z metadanymi. W praktyce trzeba odróżniać: metadane dokumentu w EZD (opis dokumentu) od numeracji w rejestrach tradycyjnych (opis wpisu w papierowej ewidencji).
