Pytanie dotyczy tego, jaki normatyw przesądza o okresie przechowywania akt spraw zamkniętych w komórkach organizacyjnych, czyli tam, gdzie dokumentacja powstała i jest jeszcze przechowywana "w toku" pracy komórki.
Odpowiedź "Instrukcja kancelaryjna." jest właściwa, ponieważ instrukcja kancelaryjna opisuje zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce: obieg i rejestrację spraw, prowadzenie akt oraz reguły ich przechowywania w komórkach organizacyjnych, także po zakończeniu sprawy (do czasu przekazania do archiwum zakładowego lub składnicy akt).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują:
- "Instrukcja archiwalna." dotyczy zasad pracy komórki archiwalnej (np. przyjmowania dokumentacji, ewidencji, udostępniania, brakowania). To inny etap cyklu życia dokumentacji niż przechowywanie w komórkach, które ją wytworzyły.
- "Regulamin organizacyjny." określa strukturę, zadania i kompetencje komórek organizacyjnych. Zwykle nie jest właściwym normatywem do ustalania retencji dokumentacji poszczególnych klas akt.
- "Jednolity rzeczowy wykaz akt." służy do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji (w tym przypisywania kategorii archiwalnej i powiązanych okresów przechowywania), ale nie jest instrukcją postępowania w komórkach w zakresie czynności kancelaryjnych. W praktyce wykaz akt i instrukcja kancelaryjna działają łącznie: wykaz określa klasy/kategorie, a instrukcja opisuje, jak z dokumentacją postępować i jak ją przechowywać.
W zadaniach egzaminacyjnych warto zapamiętać rozdział ról: wykaz akt porządkuje i kwalifikuje dokumentację, instrukcja kancelaryjna opisuje procedury w komórkach, a instrukcja archiwalna dotyczy działań archiwum zakładowego/składnicy.
