W praktyce archiwalnej często tworzy się kopie dokumentów po to, aby:
- udostępniać treść bez narażania oryginału na zniszczenie,
- przyspieszyć obsługę użytkowników (kwerendy, czytelnia),
- zabezpieczać informację na wypadek pogorszenia stanu zachowania dokumentu.
Pojęcie "odwzorowanie cyfrowe" opisuje właśnie kopię elektroniczną treści zapisanej w formie nieelektronicznej (np. na papierze). Taka kopia ma umożliwić odczytanie i zrozumienie treści bez konieczności korzystania z pierwowzoru. Typowym przykładem jest skan (plik graficzny lub PDF) wykonany z dokumentu papierowego.
Odpowiedź "Kserokopia dokumentu" jest niepoprawna, ponieważ kserokopia to co do zasady kopia w postaci papierowej, a pytanie dotyczy kopii elektronicznej.
Odpowiedź "Pierwowzór wydruku" jest niepoprawna, bo opisuje oryginał (źródło) albo relację między plikiem a wydrukiem, a nie kopię elektroniczną dokumentu nieelektronicznego.
Odpowiedź "Kopia użytkowa" bywa używana opisowo, ale nie oddaje istoty definicji z pytania: nie wskazuje jednoznacznie, że chodzi o odwzorowanie cyfrowe dokumentu nieelektronicznego umożliwiające zapoznanie się z treścią bez dostępu do oryginału.
Na egzaminie zwracaj uwagę na słowa-klucze: "kopia elektroniczna" oraz "treści w postaci nieelektronicznej". Ten zestaw wskazuje na digitalizację i odwzorowanie cyfrowe, a nie na kopię papierową ani na pierwowzór.
